Organización Basada en Procesos - 2/3

Componentes,  Organización Basada en Procesos

Por: Francisco Javier Ferrada Guerra

Existen muchas definiciones de proceso, sin embargo para efectos de este artículo definiremos Proceso como un conjunto de actividades organizadas o no que se desarrollan en un espacio físico o conceptual que llamaremos cuerpo principal, que utilizando entradas tienen como objetivo, explícito o no, lograr salidas, las cuales pueden representar resultados deseados o no. En consecuencia, el proceso tiene tres elementos básicos; entradas, cuerpo principal y salidas.

Las Entradas son los elementos que llegan al proceso desde afuera y que habitualmente hay que desplegar un esfuerzo para que así sea. Las entradas se pueden clasificar como vitales o triviales para el proceso. Esta clasificación es el primer desafío que presenta el proceso. Dada su naturaleza, las entradas son elementos que no tienen garantizada su concurrencia al proceso, por tal motivo se clasifican como variables.

El Cuerpo Principal se define como un área, física o conceptual, que está compuesto por recursos, elementos culturales, conceptos,  etc., que se relacionan de manera intencionada o espontanea con las entradas para producir las saludas cuya principal característica es que están siempre disponibles, al menos durante una cantidad significativa de ciclos naturales del proceso. Por esta razón estos elementos se califican como fijos. La representación gráfica de estas relaciones se denomina flujo de proceso. Estos elementos tienen la particularidad que determinan el nivel de tecnología disponible y por tanto el potencial de rendimiento del proceso.

Las salidas, son los elementos que surgen del proceso y que algunas de ellas normalmente son interpretadas como resultados. Uno de las dificultades principales de las salidas es que frecuentemente sus valores no están alineados con las preferencias de los interesados. El desafío que esto presenta es que aquellas salidas, interpretadas como resultado, estén alineadas con las preferencias de los interesados.

Los elementos descritos y que se pueden observar en la figura n°1, corresponden a la estructura básica del proceso.

La Organización Basada en Proceso, OBP, es una forma de gestionar la organización, que se basa en el proceso y sus partes. Sin embargo éstas no son suficiente para darle una utilidad práctica y  transformarla en una herramienta eficaz de gestión.

Desde el punto de vista de la OBP, existen otros elementos adicionales a partes del proceso indispensables para dar la adecuada estructura al sistema. Son otros elementos del proceso que adquieren trascendencia en el contexto de la OBP. En la figura  n°2 se pueden observar los elementos propios del proceso y los requeridos por la OBP el área roja y celeste, de la figura, respectivamente.

Los componentes que le dan eficacia al funcionamiento de la OBP y viabilizan la obtención de resultados de gestión muy superiores a los obtenidos por la organización funcional y que es indispensable darle la atención necesaria, son los siguientes:

Nombre del Proceso; Es la forma de identificar el proceso dentro de la organización.

Descripción; un relato en prosa sobre lo que hace el proceso para incrementar su entendimiento.

Objetivos; permite entender la razón de existir del proceso, idealmente expresado como meta.

Alcance; breve explicación de la frontera del proceso, estableciendo el inicio, describiendo lo que lo compone y fijando el término. Esto se realiza con el objeto de eliminar la ambigüedad.

Dueño; persona, con nombre y apellido (no cargo) responsable de los resultados del proceso y de su gestión.

Cliente; persona interesada y que es afectada por los resultados del proceso.

Mapa de Proceso; herramienta que identifica los procesos de la compañía y destaca el proceso específico. Permite dar contexto al personal interesado.

Diagrama de flujo; herramienta de representación gráfica de las actividades y sus secuencias del proceso.

Entradas; son todos aquellos elementos externos al proceso que son necesarios para su operación y requieren de gestión para su disponibilidad.

Salidas; son los elementos que surgen como consecuencia de la ejecución del proceso, entre ellos están los resultados que le dan sentido a la existencia del proceso.

Críticos de Satisfacción; la expresión de las necesidades vitales de los clientes.

Especificación; valores deseables de las salidas, que son resultados de interés, desde el punto de vista del cliente.