Organización Basada en Procesos - 1/3

Introducción y Ventajas

Introducción, Organización Basada en Procesos

Por: Francisco Javier Ferrada Guerra

La industria minera enfrenta uno de los desafíos de mayor impacto potencial de su historia; caída de precios y ley, insertos en un escenario de costos más altos (mano de obra, energía eléctrica, agua) y la más baja productividad de la mano de obra.

Es evidente que, ante este desafío diferente, la estrategia de gestión debe ser distinta a la tradicionalmente utilizada. La conocida imposición de rebaja generalizada de costos orientada por un porcentaje mágico, ya no es suficiente en este caso, para resolver la encrucijada que enfrenta.

Ya no basta con fijar la mirada sólo en los resultados finales para actuar, con la esperanza que el precio se revierta lo más pronto posible. Es indispensable una mirada diferente a un problema conocido. La debilitada productividad de la industria requiere revisar los métodos de trabajo y la profundidad y respeto a la planificación.

En este contexto, la Organización Basada en Procesos, OBP, permite hacer una mirada diferente, para enfrentar un problema antiguo. Esta forma de mirar la organización da la oportunidad para fijar el foco, tanto del énfasis que se debe dar a la operación diaria como a los esfuerzos por mejorar lo que actualmente se tiene, en aspectos que generalmente no se les presta suficiente atención, pero sin embargo son claves para incrementar la productividad.

La organización funcional, tradicionalmente aplicada en la industria, dado su diseño origina comportamientos que no tienden a ver integralmente la organización y se termina privilegiando los objetivos sectoriales por sobre los globales, con el agravante que en muchas oportunidades estos objetivos no son compatibles entre sí. Habitualmente esto está refrendado por un sistema de métricas que no reconoce la interconexión y priorización que existe entre los procesos de valor, aquellos que incrementan el patrimonio, y de eficiencia, los que nos permiten la mantención del valor, de la compañía.

Ventajas, Organización Basada en Procesos

La OBP permite distinguir los procesos de valor de los de eficiencia y darnos una mirada global ya no desde el punto de vista funcional, sino desde la interacción existente entre las actividades de la organización. Esto se traduce en la eliminación o reducción de los comportamientos estancos, tan típicos y dañinos que existen en la industria.

La estructura de la OBP nos facilita tomar conciencia que nuestros procesos están compuestos, básicamente por tres elementos; las entradas, su cuerpo principal y las salidas, como podemos ver en la figura n°1. Este enfoque nos permite preguntar y responder ¿por qué razón existe el proceso?, también  si fijamos las miradas en las salidas, resultados, nos permite preguntarnos ¿a quién le afecta nuestras salidas?, ¿quién debe fijar sus especificaciones?, es decir los valores deseables.

 Lo anterior nos da argumentos para distinguir entre las salidas que son importantes de aquellas que no lo son. Hacerse la pregunta ¿Importantes para quién son las salidas? Dar respuesta a esta y otras preguntas, es de importancia vital para: la productividad de la compañía, determinar los niveles de desempeño, la capacidad de sus procesos, para mejorar y orientar el proceso de inversiones.

Simultáneamente, la OBP facilita  la mirada en otra parte vital del proceso, la que corresponde a las entradas. Éstas, en la mayoría de los casos nos hacen víctima del efecto presupuesto, es decir gestionamos para reducirlo, sin  tener en cuenta la satisfacción del cliente. Habitualmente esto nos impone mayores costos o costos por re-trabajo aguas abajo. También, las estradas son la causa de los impactos negativos en la productividad, ya que son la fuente más importante de riesgos no controlados, los cuales impactan los flujos de producción, los costos e impiden alcanzar niveles de alto desempeño. 

Esta relación Cliente – Proveedor, que se ve en la figura n°2,  muchas veces está presente en la retórica de los involucrados, sin embargo pocas veces tiene impacto en la realidad operativa. La OBP es una buena oportunidad para operacionalizar esta relación conceptual.

La OBP, además, facilita la implementación de estrategias de mitigación de riesgo, posibilitando reorientar correctamente los esfuerzos, desde una estrategia reactiva a una proactiva, con el consiguiente. Esta mirada nos permite focalizar el énfasis de los esfuerzos de operación y mejora en factores que son vitales y comenzamos a dejar de lado nuestro arraigado hábito de preocuparnos de lo trivial. En línea con esto, nos da la oportunidad de reorientar los esfuerzos de medición creando sistemas para controlar los factores vitales y mantener altos noveles de desempeño.

Esta nueva manera de mirar la organización, nos muestra diferentes problemas que hasta ahora eran invisibles y por tanto abre  oportunidades de mejora de magnitudes que la industria minera no está habituada, ver figura n°3, y en consecuencia le es muy difícil de aceptar su factibilidad. La OBP es una herramienta para los líderes, para que “pensando desde fuera de la caja” vean oportunidades extraordinarias para enfrentar estas nuevas condiciones de mercado.