Introducción
Muchas industrias utilizan
bodegas para sus materias primas, insumos, productos terminados o productos del
comercio exterior como parte de su cadena logística, aspecto estratégico de su
negocio. Estas compañías están permanentemente haciendo esfuerzos por
incrementar los niveles de eficiencia de los procesos de almacenamiento que
esto conlleva.
En no pocas
oportunidades, estas compañías realizan esfuerzos importantes para cambiar la
situación que da origen a resultados que no cumplen con las expectativas de
quienes los lideraron y/o autorizaron. También es frecuente conocer esfuerzos
fallidos de otras compañías similares que van creando una sensación que hace
más difícil la toma de decisiones para abordar este problema.
La situación descrita
previamente no es menor, especialmente para las compañías comerciales, en que
la bodega es una unidad generadora de información vital para el correcto
desenvolvimiento y rendimiento de la empresa. La información que se genera en
Bodega (ver figura n°1) es utilizada en prácticamente todas las unidades de
gestión de la empresa, de ahí la importancia de la calidad de la información
que de ella emana.
El enfoque que se
presenta en este documento explora las razones más frecuentes de porque la tasa
de falla de las experiencias de mejoras de bodega es tan decepcionante y
describe un modelo que se hace cargo de la mayoría de estás debilidades y se
presenta como una alternativa con alta probabilidad de éxito.
Las
causas de una decepción
Probablemente el
problema más frecuente que presentan los esfuerzos de mejoramiento que realizan
las compañías, no importando la industria a la que pertenecen, tiene relación
con la creencia, en los hechos, que el problema de las existencias de bodega,
que siempre presentan desviaciones con el sistema de inventarios, es que es sólo
un problema técnico, o, en muchos casos, la falta de un sistema tecnológico que
soporte las operaciones cotidianas. Si a las causas anteriores, agregamos la
subestimación de la necesidad de profundizar en los detalles, a la hora de
hacer los mejoramientos, nos encontramos con un problema potenciado.
El nivel de
desempeño de la Bodega, específicamente del equipo humano que en ella trabaja,
es la resultante de un sinnúmero de factores que interactúan simultáneamente,
con diferente frecuencia, y que dan sentido a sus resultados.
En general, estos
factores que están permanentemente presentes en las bodegas se pueden
clasificar en cuatro clases, pensando en su naturaleza (ver figura n°2):
Los asociados a los diseños
Los asociados a las personas
Los asociados al problema técnico
(bodega)
Los asociados a la gestión de mejoramiento(proyectos)
El primero de ellos
se refiere a los que están asociados al Diseño original, en general son más
estructurales y habitualmente tienen mucho impacto en los costos de operación. Este
tipo de factores son los más difíciles de resolver, sin embargo, es muy
importante que se haga un análisis de la factibilidad de cambio, dado que en
muchos casos pueden ser parte significativa de la solución final.
Algunos de estos
factores pueden pasar a ser restricciones efectivas, y tendrán este carácter
dependiendo de la apreciación que la gerencia de la compañía tiene sobre cada
uno de ellos. En pocas oportunidades las barreras que tienen su origen en el
diseño, no se pueden superar por problemas técnicos, frecuentemente son
aspectos de carácter económico los que las hacen insuperable. Sin embargo, la
debilidad de los análisis económicos muchas veces hace imposible un cambio de
diseño.
Estudios empíricos
demuestran que los problemas de diseño que actúan como restricciones afectan
significativamente los costos de operación, por esta razón es tan importante
esforzarse por hacer buenos diseños, si es oportuno, o superarlos con modificaciones,
si son económicamente viables.
Otro grupo de
factores son los relacionados con las Personas, que en pocas ocasiones se incorporan
a la solución en la dimensión correcta. Es frecuente no considerar, en el
proceso de mejora, el impacto que estas modificaciones tendrá sobre los
involucrados y su reacción al cambio. Otro aspecto asociado con nosotros, las
personas, se refiere a que habitualmente nos equivocamos y mucho más de los que
estamos dispuesto a reconocer. Por qué razón no incorporamos nuestra tendencia
a cometer errores al proceso de mejoramiento. Si lo hiciéramos, los resultados
serían especialmente diferentes.
Además, el liderazgo
es un aspecto insustituible que impacta mucho más de lo que frecuentemente
estamos dispuesto a reconocer. Liderazgo y detalles es una combinación siempre
ganadora. Asegurarnos que el liderazgo es el correcto en estilo, intensidad y
dirección no otorga una gran oportunidad en la eficacia del cambio que
pretendemos hacer en la bodega.
No considerar estos tres
aspectos; la resistencia al cambio, nuestros errores y el estilo de liderazgo, tiene
como consecuencia enfrentar muchísimas dificultades para alcanzar los niveles
de desempeño esperados o simplemente no alcanzarlos nunca.
También están los
factores técnicos, que habitualmente concentran la atención de quienes
desarrollan la solución. Frecuentemente los trabajos de mejora de bodega se
inician con fuertes paradigmas relacionados con que la técnica y especialmente
que la automatización resolverá por si sólo los actuales problemas. Nuestra
tendencia a simplificar los problemas más allá de lo prudente nos juega
finalmente siempre en contra. Entonces, habitualmente el equipo de trabajo pone
demasiado énfasis en la técnica relacionada directamente con el problema, es
decir el almacenamiento, descuidando el resto de los otros factores, que
siempre están presente.
Finalmente, están
todos los aspectos relacionados con el hecho que cualquier cambio,
especialmente en casos cuyas expectativas están fijadas en modificaciones
integrales y de alto impacto, tiene el carácter de proyecto y siempre es
altamente eficiente tratarlo como tal. Esto significa que al proceso de cambio
se le debe gestionar con las técnicas de proyecto que emanan de las mejores
prácticas. La razón de esto es básicamente porque nos ayudan a focalizar el
esfuerzo hacia la solución buscada.
Una solución con alta expectativa de
éxito
BODEGA DE EXCELENCIA
Para nosotros una
solución efectiva para una bodega es que, de manera sistemática, se transforma
en una unidad generadora de datos e información confiable para la toma de
decisiones de la Gerencia.
Esto se logra
alcanzando los siguientes objetivos:
- Rotación de sus productos según
planificación,
- Concordancia entre el físico y la
información del sistema,
- Bodega Ordenada,
- Tiempos de espera alineados con los
clientes,
- Productos en sus posiciones,
- Trabajo con Riesgo Operacional y
Personal controlado.
La solución para Bodega de Excelencia tiene una mirada
holística al problema y se trata como un proyecto de mejoramiento, por tal motivo
reconoce cuatro niveles de factores que deben ser considerados para alcanzar
una solución efectiva.
El primer nivel dice
relación con la evaluación del diseño, tanto el determina los aspectos físicos
de la bodega, como la forma de utilizar dichos aspectos físicos. El análisis
del layout, los flujos y procesos, resulta indispensable en la búsqueda de la
solución de almacenamiento superior.
El segundo nivel se
refiere a los trabajos técnicos, es decir todos los elementos relacionados con
soluciones específicas, en el ámbito de una bodega. Este caso se refiere a
soluciones de ingeniería que surgen del análisis de los problemas específicos
que se detectan en la bodega. Este nivel representa el aspecto más duro de las
soluciones, se decide técnicamente para dar viabilidad a la mejor solución dada
la tecnología que se decidió implementar o mantener. Este aspecto no tiene en
consideración el impacto que la solución traerá al personal involucrado.
El tercer nivel se
refiere al análisis de los aspectos relacionados con las personas involucradas
en el proyecto que implementa una solución específica de mejora, diferente a la
situación actual. En este caso, se trata de la utilización de herramientas,
técnicas o métodos para ayudar a las personas a participar de manera eficaz en
el proyecto que se está desarrollando.
El cuarto nivel de
refiere a todos los aspectos que son indispensables para que cualquier proyecto
sea exitoso. En este caso le damos una estructura especifica al trabajo,
orientada a alcanzar los objetivos dentro de los plazos establecidos y en los
estándares previamente definidos.
La estrategia básica
para transformar la bodega actual en una BODEGA DE EXCELENCIA, para por entender
que un desafío como el presente es ante todo un cambio en la organización y en
consecuencia considerar los aspectos que se desprenden de los cuatro niveles
descritos previamente, es básico para el éxito, sin embargo, no suficiente.
Estos aspectos deben ser tratados en cada caso con el nivel de detalle, el
rigor en la aplicación de las técnicas y métodos, que asegure alcanzar los
objetivos de manera consistente y sistemática.
El modelo propuesto (ver
figura n°3) está compuesto por 10 módulos que son indispensables para tener un
nivel de eficacia destacada en la solución del problema, pero no son
suficientes. Estos diez módulos deben ser articulados adecuadamente con el
objeto que se produzca la sinergia deseada.
Los encargados de la
implementación del modelo deben contar con la experiencia en estos tópicos
suficiente que les permita interpretar correctamente el contexto e información
que recibirán permanentemente durante el proceso de implementación.
Otro aspecto
importante es la búsqueda permanente de la profundidad en los detalles adecuada
que asegure que la solución propuesta no encontrará en el futuro un sin número
de cabos sueltos que alterarán frecuentemente el desarrollo normal y de alta eficiencia
de los procesos.
Finalmente, y
probablemente lo más importante, el rigor técnico en la aplicación de las
técnicas, métodos y herramientas que serán necesarias para alcanzar los
objetivos.
El
Modelo
El Contexto del Negocio da forma y sentido a la
situación de la bodega de cada compañía. Entender el negocio de la compañía
asegura que la solución propuesta recoge los aspectos más importantes de la
actividad que se desarrolla. Descuidar este aspecto puede significar alterar el
crono grama del proyecto de mejora y esto, además de dejar fuera flujos,
transacciones o procesos que son importantes afecta la eficacia de la solución.
Es un hecho conocido
que las empresas funcionan tan bien como lo hace sus procesos. Teniendo en
cuenta lo anterior y basado en nuestra
experiencia, la mejor forma de alcanzar los resultados deseados es reconociendo
los procesos necesarios para obtenerlos, 
Se trata de
identificar evaluar y mitigar los diferentes tipos de riesgo que están
presentes en este trabajo, tanto a las personas como los riegos operacionales
en todas las dimensiones.
Disponer y utilizar adecuadamente el Plan de
Comunicación en el proyecto de mejoramiento de la Bodega ayuda a la fluidez de
la información, dando estructura, canales y contenidos conocidos para todos,
facilitando el diseño adecuado al proyecto y siempre ayudará reduciendo la
desinformación y las des coordinaciones producto de ella. Será un factor que
ayuda a tener a los involucrados informados y focalizados en los objetivos y plazos
estipulados.
El Mapa de Ruta siempre será una herramienta que ayude
a desarrollar adecuadamente el proyecto de BODEGA DE EXCELENCIA. Sus beneficios
están relacionados con la buena estructura de proyecto, la determinación del
plazo requerido, variable siempre importante, la eficacia de la participación
del equipo de trabajo, la permanente ayuda para enfrentar aspectos del proyecto
no considerados en el Plan original.
